EU-conformiteitsverklaring voor verpakkingen

Wat is een EU-DoC?

EU-DoC staat voor EU Declaration of Conformity. Binnen de PPWR is deze verklaring gekoppeld aan de conformiteitsbeoordeling van de verpakking. De verklaring staat niet op zichzelf: zij hoort te steunen op technische documentatie die de beoordeling onderbouwt.

Welke informatie hoort erin?

De verklaring bevat onder meer identificatie van de verpakking, gegevens van de verantwoordelijke partij, een conformiteitsverklaring, relevante verwijzingen en gegevens over ondertekening. De PPWR bevat hiervoor een model in de bijlagen.

In de praktijk is het belangrijk om iedere verklaring een herkenbare referentie en versie te geven. Daarmee voorkomt u dat een oudere verklaring per ongeluk wordt gebruikt nadat de verpakking is gewijzigd.

Relatie met het technische dossier

Een EU-DoC zonder onderbouwing is niet hetzelfde als een volledig dossier. De technische documentatie moet de relevante product- en verpakkingsgegevens, bewijsstukken en beoordeling bevatten. De verklaring is het formele einddocument dat daarop aansluit.

Wanneer opnieuw beoordelen?

Een wijziging van materiaal, constructie, leverancier, gewicht of relevante regelgeving kan aanleiding zijn om het dossier opnieuw te beoordelen. Dat betekent niet automatisch dat iedere kleine administratieve wijziging een volledig nieuwe verklaring vereist, maar er moet wel worden nagegaan of de eerdere onderbouwing nog geldig is.

Praktische workflow

Werk met statussen zoals concept, in beoordeling, goedgekeurd en vervangen. Koppel de verklaring aan de juiste SKU en dossier-versie en registreer welke bewijsstukken zijn gebruikt. Daarmee ontstaat een veel beter controleerbare workflow dan wanneer verklaringen alleen als losse bestanden in een gedeelde map staan.

Wie draagt verantwoordelijkheid voor de EU-conformiteitsverklaring?

De fabrikant draagt onder de PPWR de verantwoordelijkheid voor de conformiteit van de verpakking en voor de EU-conformiteitsverklaring. Informatie kan worden aangeleverd door leveranciers en werkzaamheden kunnen praktisch door specialisten worden ondersteund, maar daarmee verschuift de verantwoordelijkheid niet automatisch. Dat is een belangrijk verschil tussen een leveranciersverklaring en een echte EU-DoC.

Voor importeurs is de verklaring eveneens belangrijk. Zij moeten vóór het in de handel brengen controleren of de fabrikant de conformiteitsbeoordeling heeft uitgevoerd en de vereiste technische documentatie heeft opgesteld. De verklaring en de technische documentatie moeten bovendien gedurende de relevante bewaartermijn beschikbaar kunnen worden gesteld.

Welke onderdelen noemt bijlage VIII?

De modelstructuur van bijlage VIII vraagt onder meer om een uniek identificatienummer, naam en adres van de fabrikant, een verklaring van verantwoordelijkheid, een traceerbare beschrijving van de verpakking, verwijzingen naar relevante EU-wetgeving en naar gebruikte normen of technische specificaties. Wanneer een aangemelde instantie van toepassing is, worden ook die gegevens opgenomen. De verklaring sluit af met plaats, datum, naam, functie en ondertekening.

Deze velden zijn meer dan administratieve formaliteiten. Vooral de traceerbare identificatie bepaalt of later duidelijk kan worden gemaakt welke verpakking en welke versie zijn beoordeeld. Gebruik daarom geen algemene verklaring voor een hele productgroep wanneer onderliggende verpakkingen technisch van elkaar verschillen zonder dat die verschillen in de verklaring en documentatie zijn beheerst.

Actualiseren, talen en gecombineerde verklaringen

Artikel 39 bepaalt dat de EU-conformiteitsverklaring voortdurend wordt geactualiseerd. Bij een relevante wijziging van verpakking, bewijs of toepasselijke eisen moet worden beoordeeld of de bestaande verklaring nog aansluit. Versiebeheer voorkomt dat een vervangen verklaring per ongeluk opnieuw in omloop komt.

De verklaring moet worden opgesteld in of vertaald naar één of meer talen die de lidstaat verlangt waar de verpakking in de handel wordt gebracht of beschikbaar wordt gesteld. Als voor een verpakking of het verpakte product meerdere EU-handelingen een conformiteitsverklaring vereisen, kan waar passend één gecombineerde verklaring worden opgesteld. Die moet dan duidelijk verwijzen naar alle betrokken EU-handelingen.

De sterkste workflow koppelt de EU-DoC rechtstreeks aan het technische dossier, zodat vanuit de verklaring terug te vinden is welke bewijsstukken en productversie aan de beoordeling ten grondslag lagen.